Posted by: sopyanmk | 01/04/2009

MEMBUAT SHORT BRIEFING YANG MEMUKAU


By Agung Webe

Bagi para manager, ‘short briefing’ adalah hal rutin yang harus diberikan sebelum menjalankan sebuah tugas atau kegiatan misinya. Short briefing ini biasanya hanya berlangsung selama sepuluh atau lima belas menit. Lebih dari waktu itu akan menjadi ‘long briefing atau meeting’.

Dalam short briefing, para manager atau supervisor dituntut untuk bisa efektif dan efisien mengajak bawahannya untuk mengingat kembali visi perusahaan, misi tugasnya saat itu dan metode apa yang harus digunakan saat itu.

Briefing lagi?? Ah malas! Itu-itu saja yang diomongkan, saya juga sudah tau kok!
Kemudian para manager perusahaan berkelit bahwa briefing yang dia lakukan adalah karena standart operational perusahaan yang ‘harus’ dilakukan.

Sebuah short briefing adalah kunci sukses bagi tim untuk memulai misinya.
Sangat penting? Sangat!
Ini yang harus disadari oleh para Manager manapun dan supervisor manapun.

”Anda para Manager hanya punya waktu sepuluh menit untuk menarik perhatian anak buah anda sehingga mereka mencurahkan perhatiannya kepada anda dan siap menerima dengan segala keceriaan apapun instruksi anda”

Disini seorang manager dituntut untuk menguasai ilmu komunikasi yang sangat baik sehingga short briefing yang dia berikan sangat menarik dan misi yang disampaikannya dapat diterima dengan segala keceriaan.

Saya akan memberikan tips bagi anda untuk membuat ’short briefing’ anda bukan saja menarik, tetapi memukau dan apa yang anda sampaikan langsung masuk di bawah sadar orang yang mendengarkan anda.

Pertama kali yang harus anda sadari adalah apa yang akan anda sampaikan. Anda harus memahami visi perusahaan anda. Kenapa saya katakan harus memahami? Ya, karena dari pengalaman saya, banyak manager yang hanya tau dan belum memahami apa visi perusahaannya. Kenapa Visi ini penting?
Visi perusahaan anda akan menurunkan Misi yang anda buat dalam term waktu yang pendek. Misi yang anda buat inilah yang akan menurunkan Culture kerja. Culture kerja inilah yang kemudian akan memunculkan Motivasi kerja.
Jadi dengan memahami Visi, anda akan dapat menciptakan budaya kerja dalam tim anda dan sekaligus memunculkan motivasi mereka!

Yang kedua yang harus anda sadari bahwa pada saat short briefing anda sedang berhadapan dengan pikiran dan emosi anak buah anda. Disini dalam waktu yang relatif singkat, anda harus dapat membuka ’mental block’ dari anak buah anda. Tanpa membuka ’mental block’ ini anda akan kesulitan untuk menanamkan apa yang anda sampaikan di bawah sadar mereka.
Untuk membuka ’mental block’ini anda harus dapat melakukan apa yang dinamakan ’Rapid Induction’. Namun karena metode ini memerlukan bimbingan khusus dan jangan sampai ada salah persepsi dalam kalimat, maka saya tidak memberikan metode ’Rapid Induction’ disini.
Saya akan memberikan tips dasar yang tidak berbahaya untuk memasukkan pesan anda ke bawah sadar anak buah anda.

Inilah yang harus anda lakukan:
1. Buatlah pembukaan dengan tepat!
Pembukaan Briefing anda sangat menentukan apakah perhatian akan ditujukan kepada anda atau mereka akan bosan mendengarkan anda.
Jangan ajukan pertanyaan seperti : ”Apakah kalian siap dalam tugas ini?”
Anak buah anda membutuhkan kepercayaan awal dalam tugas tim anda. Anda bisa membuka dengan kalimat seperti : “ Saya sangat bersyukur hari ini ditemani oleh teman-teman yang sangat professional dan terlihat dari aura muka anda semua bahwa anda benar-benar siap dengan tugas anda. Saya bangga dengan anda semua.”

Jangan pula memberikan statement seperti: “Walaupun briefing ini sudah berkali-kali kita lakukan, tetapi kita harus melakukan lagi karena inilah yang dituntut oleh perusahaan.”
Kalimat ini menunjukkan bahwa anda sebagai seorang manager tidak mempunyai kemampuan sebagai manager. Anda terlihat lemah di mata anak buah anda. Anda harus menunjukkan sesuatu bahwa anda adalah semangat mereka. Tunjukkan semangat anda, muka ceria anda dan nada bicara anda yang penuh kepecayaan diri!

2. Tarik mereka kepada keadaan Rileks ( Alfa State )
Anda perlu mempersiapkan pikiran dan emosi anak buah anda. Untuk ini apabila anda bersikap sangat serius dan membuat mereka takut, jangan harap mereka akan memperhatikan anda. Mereka akan menutup pikiran dan emosinya terhadap anda. Buatlah suasana rileks. Ingatlah bahwa Rileks bukan berarti bercanda dan semaunya atau banyak tertawa. Rileks adalah keadaan yang tenang dan tidak tegang.
Untuk mendalami ini anda bisa mempelajari ’Emotional Transformation Skill’

3. Gunakan kata atau kalimat yang positif
Penggunaan kalimat yang positif akan sangat membantu untuk membuka pikiran anak buah anda. Namun harus diingat disini bahwa kalimat yang positif bukanlah kalimat yang menggurui atau mendikte.
Pada dasarnya, pikiran seseorang tidak mau diperintah oleh orang lain. Ingatlah hal tersebut.

4. Sampaikan Misi anda dengan teknik M-P-L
Pada saat anda menyampaikan inti Briefing, sampaikan dengan tiga teknik ini:

1. Mirroring, yaitu anggaplah bahwa yang anda ajak bicara adalah anda sendiri. Jadi anda bisa mengukur apakah suara anda dan intonasi anda jelas bagi anda?

2. Pitching, yaitu menyeleraskan keadaan anda dengan anak buah anda. Tatap mata mereka dan sesuaikan bahasa anda dengan bahasa atau tingkat pengetahuan mereka. Jangan sampai hanya karena ingin dianggap lebih hebat atau lebih intelektual kemudian anda menggunakan bahasa yang rumit dan asing bagi mereka.

3. Leading, yaitu menunjukkan kemampuan bertanggung jawab memimpin dalam tim. Disini bukanlah menunjukkan bahwa anda superior dan segala-galanya. Tetapi tunjukkan bahwa anda siap dengan performance anda.

Apakah anda siap membuat briefing anda menjadi menarik, bahkan memuaku anak buah anda? Sampaikan misi anda secara smart, efektif dan efisien


Responses

  1. give me more tips about briefing, thx


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: